lunes, 25 de abril de 2016

GestFuturo Programa para Taller: Insistimos, ¡la copia de seguridad!


La gestión de cualquier negocio, y no debemos olvidar que nuestro taller también lo es, debe contar con mecanismos para solventar los imprevistos que podamos encontrar en la vida de este.
Entre las múltiples variables que nos pueden afectar hay algunas que debemos considerar al trabajar con el o los programas de gestión de taller que utilicemos.
Es evidente que en caso de desastre (una pequeña chispa puede tener graves consecuencias en un entorno donde abundan combustibles, grasas y aceites), si obviamos la parte humana que debe estar por encima de todo, hay elementos que pueden ser sustituidos sin más menoscabo que el tiempo que se precise en reconstruirlos o adquirirlos y reinstalarlos, como la maquinaria y herramientas. Una póliza de seguro con las coberturas adecuadas es fundamental en estos casos. Pero la pérdida de los elementos informáticos es una circunstancia que debe estar prevista de una forma particular. Evidentemente, por la parte de los equipos no debería haber mayor problema a la hora de su sustitución, pero el software del taller contiene datos esenciales para la continuidad del negocio.
La base de datos de clientes, nuestros proveedores, los pagos y cobros pendientes son básicos para la continuidad o resiliencia del taller. Por ello, la prevención ante una pérdida de los elementos que contienen esos datos es imprescindible.

Imagen que muestra la pantalla para seleccionar donde se almacena la copia de seguridad del software de talleres
Eligiendo el destino de la copia de seguridad del programa para taller

La copia de seguridad es uno de los procesos esenciales en la informática.  Preserva (o debe preservar) el trabajo realizado en caso de incidente con los ficheros de datos.  Aparte de un desastre en el taller, estamos expuestos no sólo a posibles corrupciones de la base de datos o ataques externos con virus, sino que debemos tener en cuenta que un disco duro es un aparato electromecánico que funciona durante muchas horas al día girando a 5400 o 7200 RPM (e incluso más en determinados modelos) y no es raro encontrar equipos con una edad cercana a los diez años cuyos discos ya han superado con creces el ciclo de vida que se espera puedan soportar sin fallos y este se puede producir en cualquier momento.

A la hora de gestionar esas copias debemos considerar también el destino dónde las almacenamos. Como ya hemos visto, si uno de los factores de riesgo es la pérdida del disco duro, el almacenar la copia en el mismo disco  (que no obstante es adecuado hacerlo para prevenir fallos en la base de datos original y dejar un acceso rápido a los técnicos) no debe ser la única opción y será conveniente el almacenar también esos ficheros en otras dispositivos (disco duro externo, memoria USB);  y dado que muchas veces esos dispositivos acaban asimismo guardados en el taller y pueden perderse, una vía cómoda y que refuerza aún más nuestra seguridad es el almacenamiento en servidores externos conectados a través de Internet, cosa que conocerán los lectores como “la nube”.
En este caso enviaremos el fichero a los ordenadores de una empresa que los tendrá a nuestra disposición simplemente teniendo una conexión a Internet.
¿Y cómo puedo acceder a los servicios de estas empresas? Muchos de nosotros ya tenemos cuentas de correo de Microsoft (Hotmail, Outlook, MSN, Live) o Google,  pues bien: ambas compañías nos ofrecen un servicio de almacenamiento en la nube simplemente por tener una cuenta con ellas. En el primer caso ese servicio se llama Sky Drive, y en el segundo Google Drive.

En Futuro Informática sacamos provecho de ello y las usamos en muchas ocasiones para que nuestros clientes puedan tener sus ficheros de respaldo en los tres destinos: el propio disco duro, un dispositivo externo y la nube, buscando siempre asegurar la continuidad del trabajo de una manera fiable y rápida.

viernes, 22 de abril de 2016

GestFuturo Programa para Taller: ¡Este programa me viene grande!

Cuando mostramos nuestro programa de talleres, en ocasiones nos encontramos, especialmente en talleres muy pequeños, con el temor del futuro usuario a que el elevado número de prestaciones le desborde, y haga el comentario del título.


Imagen de un ejemplo de las prestaciones del software para taller
Cabecera del programa de talleres


Como ya conocerán nuestros usuarios, el software para taller ofrece los siguientes módulos:


  • Ventas
  • Compras
  • Almacén
  • Contabilidad
  • Tesorería


y dentro de ellos, diferentes apartados dedicados a aspectos muy determinados, aparte de los que son propios y habituales, como pueden ser:


  • Gestión de vehículos de sustitución
  • Planning del taller
  • Control de tiempos de los operarios
  • Fichas de mantenimiento de los vehículos
  • Gestión de almacenes
  • Inventarios
  • Remesas bancarias
  • Amortizaciones



El profesional que gestiona un taller pequeño al que mostramos GestFuturo Programa para Taller nos comenta a veces que lo ve excesivo para sus necesidades. Y seguramente lo sea, pero en el momento actual.

En nuestro trabajo diario, constatamos, y así lo hacemos saber a los nuevos usuarios, que el mayor esfuerzo a la hora de implantar una aplicación de gestión en el taller no es precisamente el económico, si no el que se hace para habituarse a esta (a pesar del apoyo y ayuda de nuestros compañeros del departamento de Soporte Técnico).

Por ello recalcamos que si alguna de las prestaciones no les es de utilidad simplemente la obvien de momento y no la usen. Porque si en un futuro los esfuerzos del equipo del taller dan sus frutos y este crece, y al tiempo lo hacen sus necesidades, no se deberá incurrir en un nuevo gasto de adquisición más allá de los puestos nuevos que puedan ser necesarios, y el tiempo de aprendizaje se reducirá enormemente al ya conocer los usuarios la dinámica básica del programa de gestión para taller mecánico.

jueves, 21 de abril de 2016

GestFuturo Programa para Taller: Nuevo método de ticaje en las órdenes de reparación

El programa de taller de Futuro Informática permite gestionar la introducción de la mano de obra en las órdenes de reparación (y a su vez en la gestión de empleados) de diferentes maneras, como ya mostramos en este post anterior.

Muchos de nuestros clientes interesados en que los trabajadores fichen en el momento de empezar a trabajar o finalizar o interrumpir dicho trabajo en una orden de reparación concreta nos transmitieron la inquietud acerca del funcionamiento de la misma a través de una pantalla táctil o de un teclado.

En el caso de la pantalla táctil, es fácil imaginar que un operario que ha estado trabajando en un motor o una rueda, por ejemplo tendrá las manos sucias, y que o bien perderá tiempo lavándoselas o bien (y eso será lo más frecuente) tocará la pantalla y esta se manchará. Dicha operación realizada de forma repetitiva acabará, lo más seguro, inutilizando un elemento que es caro.

Imagen de un   lector de códigos de barras pato para el uso  con el software para taller
Lector de códigos de barras usado con el programa para talleres


Un teclado y un ratón son más económicos e incluso hay quien los forra con plástico para evitar la suciedad, y así hay multitud de talleres usándolos par el ticaje.

En ambos casos el trabajador debía introducir su código de usuario, el número de la OR y pulsar un botón en función del estado de trabajo al que pasara.

Por ello, como decíamos, varios clientes nos han solicitado una nueva vía de alta y baja de estado de trabajo en el software de taller, y nos complace anunciar que GestFuturo Programa para Taller ya permite el iniciar o finalizar el trabajo de un operario mediante el uso de un lector de códigos de barras.

Si está Vd. interesado en esta prestación de nuestro software de gestión para talleres, por favor póngase en contacto con nosotros a través de los medios habituales.

miércoles, 20 de abril de 2016

GestFuturo Programa para Taller: Nueva gestión de marcas en la tesorería (Gestión de Cobros y Pagos)

Una utilidad del programa de talleres que es apreciada cada vez más por sus usuarios es la Gestión de Marcas.  Ya hablamos de ella en este post, pero para refrescar la memoria de nuestros lectores e información de quien no lo conozca, diremos en resumen que en diversos apartados del software de gestión de taller el usuario puede marcar registros (órdenes de reparación, facturas, clientes, albaranes, o vehículos, por ejemplo) ya sea con una marca simple (marcado o no marcado) o con Marcas Personalizadas que crearemos en la tabla correspondiente dentro de Tablas Auxiliares.


Gestión de Marcas en el Programa de Taller


Ello nos permite, gracias a la asignación personalizada de colores, tener un control visual de la información (por ejemplo una factura a controlar o las órdenes de reparación pendientes de peritación) en aquellos lugares donde lo consideremos necesario.


Uno de los apartados donde esta prestación no estaba presente era en la Tesorería. Es evidente que es un aspecto importante a la hora de controlar los movimientos dinerarios de nuestro taller y por ello, el equipo de desarrollo de Futuro Informática ha incorporado en ella la Gestión de Marcas

Así pues, los usuarios de nuestro programa de gestión y facturación para taller la van a tener a su disposición a medida que vayan actualizando su versión.

Como es habitual en los aspectos que son comunes, esta mejora también se ha aplicado a las demás versiones de GestFuturo. Contacten con nosotros si tienen cualquier duda o necesitan más información.

martes, 19 de abril de 2016

GestFuturo Programa de Taller: Cambiando la Tarifa a todos los artículos de un documento

Hablamos en su día en este blog acerca del funcionamiento de las tarifas en el programa de taller:

En un primer artículo nos centramos en las tarifas generales y en el artículo posterior disertamos acerca de las tarifas personalizadas para un cliente, dónde veíamos como crear una relación de precios especiales, designar a los clientes a los que deben aplicarse y como aplicarlas de forma excepcional en un momento determinado.

En el uso de las prestaciones de un software para taller, no debemos olvidar que quien lo maneja no está exento de errores, o que en un momento determinado puede surgir la necesidad de cambiar los datos introducidos.

Como en Futuro Informática nuestro objetivo es ofrecer potencia de uso conjugada con facilidad, comodidad y eficacia, si en un momento determinado hemos creado un documento de venta con una tarifa determinada y deseamos cambiarla, no será necesario el borrar y reintroducir de nuevo cada una de las líneas si no que en el menú disponemos de una opción desde la cual seleccionar la nueva tarifa a aplicar y el programa de talleres modificará todos los precios del documento de forma automática.


pantalla para la selección de la tarifa al hacer un cambio de esta en el software de talleres
Selección de la tarifa en el programa de taller

Esta modificación podemos realizarla cuantas veces queramos, siempre prestando atención a que los documentos de los que provenga o que se hayan realizado a partir de este documento no variarán (por ejemplo, trabajamos sobre un albarán y cambiamos la tarifa: la orden de reparación y la factura correspondientes no cambiarán).

Como es habitual, esta característica es común con las demás versiones de GestFuturo, y estamos a su disposición para atender sus consultas mediante los habituales medios de contacto.

lunes, 18 de abril de 2016

GestFuturo Programa para Taller: Legalización telemática de los libros ante el Registro Mercantil

Hace ya algún tiempo implementamos en el programa de gestión para taller un par de módulos para la presentación telemática de los modelos 303 (Autoliquidación de IVA ) y 340 (Declaración informativa de operaciones incluidas en los libros registro de IVA).


Imagen de la pantalla para la presentación del modelo 303 desde el programa de gestión para taller
Presentación del modelo 303 desde el software de taller


Por otra parte, las sociedades también están obligadas a presentar ante el Registro Mercantil una serie de documentos relacionados con sus cuentas y su actividad ; en Futuro Informática hemos trabajado en ello, y desde las últimas versiones del software de talleres ya hemos añadido la legalización de los libros de forma telemática a través de la web de los Colegios de Registradores de España.

Los documentos que deben legalizarse son:


  • El libro Diario.
  • El libro de Inventario y Cuentas Anuales.
  • El libro de Actas de las Juntas.
  • El libro de Registro de Accionistas de sociedad anónima o de Registro de Socios de Sociedad de Responsabilidad Limitada.
  • Para sociedad unipersonal, el Libro de Registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad.
  • Los libros auxiliares y cualesquiera otros que se lleven por los empresarios en el ámbito de su actividad
GestFuturo Programa para Taller genera los ficheros para su presentación de acuerdo a las instrucciones y normativa vigentes, siempre buscando las mejores prestaciones y la mayor funcionalidad  para ponerlas al servicio de los usuarios.

Como es habitual, estas características también están a la disposición de los clientes que utilizan las demás versiones de nuestro software destinadas a las empresas de fabricación y montaje de toldos, de enmarcación o PYMES en general.

viernes, 15 de abril de 2016

GestFuturo Programa para Taller: La generación automática de pedidos de compra

El software de gestión para talleres de Futuro Informática permite al usuario generar de forma automática los pedidos a los proveedores.

Ese proceso podemos realizarlo de dos maneras diferentes (con sus diferentes configuraciones):
la primera, desde una Orden de Reparación (o desde un Pedido si usamos las demás versiones de GestFuturo) o desde la ventana de gestión de Artículos.

En el caso de una Orden de Reparación, podremos generar un pedido a los proveedores a los que pertenezcan los artículos existentes en esa Orden, o en un rango de ellas que habremos determinado:


Pantall para generar un pedido a proveedor desde las ordenes de reparación del software de talleres
Pedido a proveedor desde Orden de Reparación del programa para taller

Para realizar esta operación  acudiremos al Menú y allí pulsaremos sobre Generar pedidos a proveedor.

La otra opción que ofrece el programa de taller al mecánico o profesional de chapa y pintura es la de generar los pedidos de forma automática desde la ventana Pedidos a Proveedores de la pestaña Compras.

Para ello nos situaremos sobre cualquier pedido desde el Menú seleccionaremos en la lista que se presenta una de las dos opciones: Generar pedidos de artículos bajo mínimosGenerar pedidos de artículos hasta el stock óptimo.


Muestra la pantalla para configurar el pedido a proveedor de artículos bajo mínimos del programa para taller
Pedido a proveedor de artículos bajo mínimos del software de talleres

Cada uno de ellos generará el o los pedidos correspondientes de los artículos del proveedor elegido (o de todos los proveedores si dejamos el campo proveedor en blanco)

Una vez generados, podemos enviarlos por correo electrónico seleccionando la impresión por PDF, procedimiento sobre el que hablaremos en breve en este blog.

La generación de pedidos a proveedores no es exclusiva del programa de facturación para taller, si no que es un elemento común a todas las versiones de GestFuturo, ya sea la de Toldos, la de Enmarcación o la de PYMES.